Admin Specialist

1. Quản lý văn thư

• Quản lý và giải quyết công văn đi – công văn đến.
• Quản lý con dấu và sử dụng con dấu đúng quy định.
• Thực hiện thủ tục hành chính, photo, sao y, công chứng, dịch thuật hồ sơ.
• Quản lý, cập nhật danh mục và lưu giữ toàn bộ hồ sơ của Công ty: pháp lý, từ thiện, bằng khen, giấy khen, … và cung cấp bản sao hồ sơ cho các Đơn vị theo yêu cầu.
• Quản lý kho văn bản lưu trữ tập trung và định kỳ nhận hồ sơ lưu trữ.

2. Công tác lễ tân

• Quản lý và trực tổng đài điện thoại Công ty.
• Tiếp đón, hướng dẫn, cung cấp thông tin cần thiết cho khách đến liên hệ công tác.
• Đặt vé máy bay, đặt chỗ khách sạn phát sinh theo nhu cầu công tác của các Đơn vị.
• Quản lý, điều phối sử dụng phòng họp.

3. Quản lý tài sản của công ty nhóm văn phòng, bất động sản

a) Quản lý tài sản, máy móc trang thiết bị, công cụ dụng cụ nhóm Văn phòng:

• Trang cấp, theo dõi danh mục và tình hình sử dụng, bảo quản tài sản, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động hành chính, văn phòng.
• Tham gia kiểm kê tài sản định kỳ/ đột xuất.
• Thực hiện thanh lý tài sản định kỳ/ đột xuất.

b) Quản lý tòa nhà văn phòng, nhà công vụ, bếp ăn tập thể: Quản lý cơ sở hạ tầng, sắp xếp khu vực làm việc, lưu trú cho cán bộ nhân viên.

c) Quản lý Bất động sản: (ngoại trừ đất nông nghiệp):

• Thực hiện các thủ tục công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản và các thủ tục liên quan đến giấy tờ nhà đất.
• Theo dõi và định kỳ tổ chức kiểm tra hiện trạng bất động sản.
• Đề xuất các phương án bảo quản và khai thác tài sản bất động sản hiệu quả

4. Quản lý chi phí hành chính

• Thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quản lý chi phí hành chính: xây dựng định mức, kiểm soát chi phí, ngân sách, báo cáo chi phí hành chính định kỳ/đột xuất.
• Chịu trách nhiêm mua sắm các hạng mục mua sắm thuộc trách nhiệm của hành chính (ngoại trừ các hạng mục thiết bị CNTT).

5. Công tác hành chính phục vụ

• Tổ chức sự kiện, hội nghị, các hoạt động tài trợ nội bộ.
• Theo dõi và thực hiện các hợp đồng mua dịch vụ điện, nước, viễn thông, …

• Tốt nghiệp Đại học ngành Quản Trị Nhân Sự, Quản Trị Kinh Doanh, Quản trị Hành chính, Kinh Tế hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Từ 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Ưu tiên có Tiếng Anh giao tiếp.
• Có kiến thức về quản trị văn phòng, Kiến thức vệ sinh ATTP, Quản lý hợp đồng kinh tế, Luật Hành chính về quản lý con dấu.